Inventaire du matériel, assets management en entreprise : conseils et outil

Nous accueillons chaque mois de nouveaux collaborateurs en présentiel ou à distance et sommes confrontés à la gestion de davantage de matériel dans des lieux hétérogènes. Pour une PME en croissance, gérer son parc d’actifs est une étape importante et cruciale à ne pas négliger. Par exemple, nous avons confié aux collaborateurs du matériel dédié au télétravail ponctuel et il est essentiel d’en conserver la trace. Après un fonctionnement pendant plusieurs mois en mode : “déclaratif” dans un tableau Google Sheets, nous avons décidé d’apporter plus de rigueur à l’assets management. 

Qu’est ce qu’un gestionnaire d’actifs ?

C’est tout simplement un outil qui permet de gérer son parc d’actifs (ordinateurs, véhicules, perceuses, téléphones, …). Il permet de savoir à un instant T qui possède quoi, où sont les machines, s’il faut commander de nouveaux postes informatiques, etc. Disposer d’un gestionnaire d’actifs permet aussi une traçabilité du matériel puisque lorsque qu’un collaborateur nous quitte, nous pouvons vérifier qu’il nous a bien rendu le matériel exact qu’on lui avait confié. C’est d’autant plus important et compliqué avec des collaborateurs en 100% télétravail.

Cela permet aussi de conserver une trace des interventions de maintenance, des dates de garantie, du prix et de la date d’achat, de la facture associée spécifiquement à cet article. Bref, c’est la fiche de suivi du matériel.

Pourquoi avons-nous choisi Snipe-IT ?

Notre besoin est assez simple et il est similaire à n’importe quelle PME : posséder un outil qui permet une traçabilité du matériel, depuis l’achat, jusqu’à la fin de vie du matériel. Après une rapide étude de marché des solutions existantes, aucune ne répondait pleinement à nos besoins car elles étaient bien trop complexes. Notre choix s’est donc porté sur l’outil open source Snipe-IT construit sur le framework Laravel. Ce choix a été fortement guidé par une volonté de simplicité.

Le but est d’avoir un outil d’assets management qui permet de savoir où est le matériel et Snipe-IT remplit ce rôle à merveille. Son fonctionnement est simple, il suffit de le remplir avec une liste d’équipements en créant une fiche par type modèle. Ensuite, il faut associer les utilisateurs et leur localisation à ce matériel.

Il y a certes beaucoup plus de fonctionnalités mais elles ne polluent pas ce principe de base contrairement à d’autres outils que nous avons évalués et qui se perdent dans les fonctionnalités inutiles pour nous. Cerise sur le gâteau, il est open-source et donc correspond tout à fait à nos valeurs.

Le produit a été conçu par la société Grokability basée à San Diego en 2013 dont la CEO Alison Gianotto s’est trouvé confrontée à ce besoin de disposer d’un outil d’assets management. Comme beaucoup de petites structures, elle gérait ceci via un Google Doc et après avoir testé plusieurs produits du marché sans succès, elle a finalement choisi d’en construire un sur-mesure et de le partager avec la communauté.
Fun fact : après avoir finalisé et mis en place la version alpha de Snipe-IT, elle s’est rendu compte qu’il manquait 25.000$ d’actifs dans son parc.

Les plus de Snipe-IT

Snipe-IT est très simple d’utilisation, c’est ce qui nous a séduit. L’interface est claire, même si la traduction française est perfectible, il y a eu un fort taux d’adhésion auprès de l’équipe chargée des commandes et de la gestion de nos actifs dès la présentation de l’outil, c’est généralement bon signe et nous rassure sur le fait qu’on a fait le bon choix.

Si jamais un équipement tombe en panne, on peut le mettre en maintenance. Chaque équipement possède sa fiche de traçabilité avec aussi la possibilité d’y intégrer une notion d’amortissement comptable, etc. On peut également imprimer directement des QR-Code à coller sur l’équipement afin de gérer son propre plan d’étiquetage.

Mise en place du produit

L’outil a été déployé sur notre infrastructure web, la même que celle qui héberge nos clients et que l’on vous présentera peut-être dans un futur billet de blog. Son installation est très simple puisque tout se déroule via GIT. Les pré-requis sont simplement un serveur web comme Apache, une base de données MySQL et PHP 7.4. 

La configuration de l’outil Snipe-IT est relativement rapide puisqu’il suffit de créer vos statuts personnalisés et quelques actifs (ou assets en anglais) pour commencer à remplir l’outil. Il est important d’appliquer les bonnes pratiques dès le début pour ne pas avoir à  repasser sur tous vos assets.

L’import de données est facilité par le support des fichiers CSV. On a ainsi pu importer tous les utilisateurs en quelques manipulations. La migration de l’existant, qui était en Google Sheets je le rappelle, vers ce nouvel outil est également simplifiée grâce à ces mêmes outils d’import mais peut se révéler fastidieux si la liste est brouillonne. Dans notre cas, j’ai préféré repartir de 0 et commencer par saisir le matériel que nous avons en stock et qui est prêt à être attribué aux collaborateurs

Il y a aussi une fonction pour générer des étiquettes sous la forme de QR code ce qui est parfait pour le scan via un smartphone, le QR code redirige vers la fiche du produit scanné.

Bref, en l’espace de quelques heures, nous disposons d’un outil fiable, simple et compris de tous qui nous fait gagner du temps et de l’argent.

Le conseil de Spiriit

N’attendez pas avant de mettre en place un outil de gestion d’actif, les nouveaux modes de travail ont contraint toutes les entreprises à s’adapter et il est important de savoir où se trouvent vos immobilisations, que l’on parle d’une perceuse ou d’un véhicule de service et d’en assurer le suivi. Si un gestionnaire d’actif comme Snipe-IT ne correspond pas pleinement à vos besoins, Spiriit peut vous accompagner dans la création d’un outil sur-mesure plus adapté à votre cas précis, que vous gériez de l’immobilier, des navires ou une flotte d’outils. Nous pouvons parfaitement imaginer un traçage via IoT, la connectivité avec un outil de suivi de température, une interconnexion à votre SI, etc. Les possibilités sont illimitées.

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