Synchronisation de votre ERP et projet e-commerce

Dans l’élaboration de votre projet e-commerce vous avez de forte chance d’être confronté aux multiples points de vente.

De manière globale, c’est positif, vous démultipliez vos canaux de vente.

Ces canaux de vente sont assez divers sur du digital ou en physique :

• Site e-commerce
• Votre équipe commerciale
• Vos partenaires / réseaux revendeurs
• MarketPlace
• Réseaux sociaux (ex : Facebook shopping)

La problématique et le sujet à anticiper est : “Où se trouve ma base de données maître ?” et “Comment impacter une modification sans trop de douleur ?”.

En d’autres termes, si je change un prix ou que je n’ai plus de stock, comment faire pour que l’ensemble de mes canaux de vente soient au courant ou tout simplement synchronisés.

Votre équipe qui s’occupe de la gestion du catalogue ne doit pas intervenir indépendamment sur l’ensemble des canaux de vente. Le risque d’erreur sera trop important et le temps perdu est infini.

Par contre, il faut être à jour.
Rien de pire pour un client de commander un produit et d’avoir un retour en lui disant : “Déso Dude, en fait il n’y a plus de stock”.

Mise en place d’un PIM : Product information management 

Selon nos amis de Définition Marketing.com : PIM est un acronyme anglais pour Product Information Management ou gestion des informations produits. Le PIM est donc l’activité ou l’outil permettant de collecter, enrichir et distribuer l’information relative aux produits sur les différents canaux de vente.

C’est le cœur de votre système qui sera détenteur de la qualité et responsable des informations produits. Il peut être couplé à un DAM Digital Asset Management pour toute la gestion des médias.

Il y a de nombreuses solutions de PIM comme Divalto, Akeneo, Pimcore ou vous pouvez tester des solutions à construire vous-même avec par exemple AirTable.

Votre PIM centralisera l’ensemble des données produits, informations contextuelles, catégories et même pourquoi pas les produits associés.

Quand un produit est acheté, c’est lui qui a en charge la mise à jour du stock et la rediffusion sur l’ensemble des canaux.

Les synchronisations possibles avec votre e-Commerce : 

Data décentralisée

L’ensemble de vos applications n’ont pas de base de données produits et requêtes en temps réel le PIM qui distribue à travers son API les données.

Il faut une solution solide pour la montée en charge car l’ensemble des frontaux attaquent en direct le PIM avec des requêtes différentes.

Avantage : Une seule base de données produits et la mise à disposition des données est en temps réel.

Inconvénient : Il faut que chaque solution qui vient se connecter à votre PIM puisse lire en direct les données de l’API. Ça sera sûrement un développement spécifique à chaque fois. Cependant, c’est ce qu’il se fait de mieux, car la source de données est unique.

Synchronisation en temps réel avec un broadcast de l’information

Nous allons considérer que votre PIM centralise toutes les données, car c’est effectivement son rôle. 

Lors d’une mise à jour d’une fiche produit comme le prix ou une description, un Webhook peut être émis pour notifier l’ensemble des systèmes en écoute. C’est à dire que votre PIM notifie qu’un produit à été mis à jour.

Les données sont répliquées sur les bases locales et peuvent être surchargées ou segmentées différemment (Par exemple, un de vos frontaux applique des coefficients de prix, ou une surcharge du nom des produits).

L’avantage : les frontaux sont autonomes et mis à jour en direct.

Il n’y a pas vraiment d’inconvénient, outre le fait qu’il faut développer aussi des endpoints dans chaque application pour écouter le PIM.

Export fichier à plat à fréquence régulière

Il est possible de faire de la synchronisation via des fichiers CSV, XML ou JSON en import récurrent (Toutes les X heures par exemple)

Votre PIM exporte sur un disque les produits sur un FTP par exemple. Le fichier est mis à disposition et lu par vos tâches d’import pour mettre à jour la base locale.

L’avantage :  vos systèmes sont tous indépendants, si une partie du SI tombe, les frontaux restent opérationnels et c’est un peu plus léger en termes de développement pour vos équipes techniques.

Les inconvénients : Nous ne sommes plus sur du temps réel mais de la mise à jour régulière. C’est moins pratique s’ il y a plusieurs changements de prix quotidien sur un marché très concurrentiel par exemple. La gestion du stock est moins précise, il est possible que le même produit soit vendu dans le même intervalle de mise à jour.

Conclusion 

Cet aspect de la gestion de votre catalogue produit est clé dans la digitalisation de l’entreprise et de votre E-Commerce.

Dans le meilleur des mondes, vous avez une mise à jour en temps réel de tous les canaux et avez une vision globale de ce qui se passe. 

Mais dans la vraie vie, c’est toujours une autre paire de manches. N’hésitez pas à avancer en étape avec un système d’export dans un premier temps avec un fichier CSV ou XML.

Vous pourrez le faire évoluer vers une API pour avoir de la donnée en direct. 

Agissez aussi en fonction de votre activité. Si vous n’avez pas de changement de prix, stock important, le temps réel n’est pas non plus obligatoire à court terme.